جادوي روابط عمومي-(دکتر محسن بهشتی پور) | خانواده مطهر

جادوي روابط عمومي-(دکتر محسن بهشتی پور)

قسمت اول :ايجاد ارتباط موثر با ديگران .
ارتباط به معناي برخوردهاي متفاوت با اشخاص متفاوت است ، اما بعضي از مردم در اين زمينه دچار گرفتاريهايي ميشوند، علت اصلي گرفتاريهاي آنها در برقراري ارتباط با يكديگر،اين است كه هر كدام به شيوه خود با ديگران ارتباط برقرار ميكنند.

ارتباط موثر با ديگران، نياز به خلاقيت دارد.
هر يك از ما در هر لحظه در شرايط ادراكي ويژه اي به سر مي بريم. اگر از شيوه مورد علاقه شخص مخاطب خود استفاده كنيد و خود را در سطح ديگران قرار دهيد و از زبان آنها براي انتقال نقطه نظرهاي خود استفاده نماييد، او به اقدام و خواسته شما پاسخ مثبت خواهد داد و اغلب به نتيجه دلخواه مورد نظر خود يعني ارتباط موثر خواهيد رسيد. در بحث ايجاد ارتباط و چگونگي برقراري آن، متقاعد نمودن ديگران، هنر بدست آوردن حمايت و همكاري افراد و فرآهم آوردن شرايطي كه افراد بتوانند مطابق ميل و خواسته شما رفتار كنند، عناصري اصلي و تعيين كننده هستند.

راههاي ايجاد ارتباط موثر با اطرافيان :
ايجاد ارتباط از راههاي مختلفي صورت مي پذيرد. سه راه حل كلي عبارتند از :
الف: به حرفهاي ديگران خوب گوش دهيد
يكي از روشهاي مهم در برقراري ارتباط موثر و درك بهتر مخاطب خود و ايجاد شرايطي كه او نيز بتواند شما را بهتر درك كند، گوش دادن پويا است، كه هنريست همپاي سخن گفتن و كسي كه بخوبي به صحبتهاي ديگران گوش مي سپارد مي تواند رابطه خوبي با آنها برقرار كند. واژه” گوش دادن” توسط “كارل راجرز” در بررسيهاي روانشناختي دهه هاي 1940 و 1950 مورد توجه قرار گرفت. “راجرز” به مهمترين مانع بر سر راه ايجاد ارتباط موثر اشاره مي كند و در ضمن آن، درباره گرايش افراد به ارزيابي و داوري كردن در رابطه با نقطه نظرهاي ديگران توضيح مي دهد. او ميگويد ارتباط واقعي زماني ايجاد مي شود كه به سخنان مخاطب خود به خوبي گوش فرادهيم، منظور اين است كه به گفته ها و طرز تلقي و نقطه نظر هاي مخاطب خود به گونه اي خاص گوش فرادهيم، متوجه گرديم او چه منظوري و چه احساسي دارد و به قالب فكري او در مورد حرفي كه مي زند دقيق شويم. درك همدلانه، روش بسيار موثري است كه مي تواند تغييرات فراواني در شخصيت ايجاد كند” بنا براين گوش دادن موثر به مخاطب بدين معناست كه بتوان مانند او ديد، شنيد و احساس كرد. در واقع اين نوعي همگام شده و برقراري ارتباط مؤثر است. در رابطه با همگام شدن و همزباني روحيه شما با مخاطبان، سرعت صحبت و حتي هم نفس شدن شما با آنها، ارتباط موثرتري ايجاد مي كند و درك متقابل شما و او را به حداكثر مي رساند. با همسان كردن روشهاي ادراكي خود با مخاطبتان تضمين مي كنيد كه شما و او در سطح مشابهي ارتباط برقرار مي سازيد.اما بايد به اين مساله توجه داشت كه حتي اگر منظور و نيت مخاطب خود را به درستي درك كنيد، ممكن است هنوز در بسياري مواقع اشخاص از معناي پنهان در پس پرده سخن خود آگاه نباشند. از جمله راههاي اطلاع از معاني پنهان و در پس پرده، استفاده از كليد “چرا” است، اما كلمه پرسشي “چرا؟” نيز مي تواند مشكلاتي ايجاد كند. وقتي از ما مي خواهند براي گفته يا رفتار خود دليلي بياوريم، از ما سوالي شبيه”چرا دير كردي؟” يا “چرا آن كار رابموقع انجام ندادي؟” مي شود.اين طرز سوال كردن گاه در شخص مخاطب احساس تحقير و يا جبهه گيري ايجاد ميكند، بخصوص اگر با لحني متهم كننده مطرح شود، داوري منفي را به مخاطب شماانتقال مي دهد. راه ديگر براي اطلاع از معاني پنهان در پس سخنان ديگران،طرح كلمه سوالي “چه” است. اين كلمه پرسشي و كلماتي چون چه كسي؟ كدام؟ كجا؟ اگر به شكل تهديد كننده اي مطرح نگردداغلب جواب هاي مشخصي فراهم ميآورد.در كل بايد به اين نكته توجه داشت كه سؤالاتي كه با “چه؟” شروع مي شوند، درمقايسه با جملاتي كه با “چرا؟” شروع ميشوند جواب مشخصتري به دست مي دهد. طرح جملات سوالي با “چرا؟” اغلب منجر به تعميم دادن يا گرفتن موضع تدافعي، ميشود.
در انتها ضمن صحبت با مخاطب خود اقدامات زير را انجام دهيد:
با آرامش خاطر و اطمينان بنشينيد و نگاهتان را به چشمان مخاطب خود بدوزيد.
با دقتي وسواس گونه به حرفهايش گوش دهيد.
در صورت نياز از او توضيح بخواهيد، زيرا افراد خوششان مي آيد و اين تصور ايجاد مي شود كه مطالبشان مهم بوده و شما به آن توجه داريد.
اگر صلاح دانستيد، درپايان صحبتهايتان با ديگران با صراحت اظهار نظر كنيد و در صورت نياز پيشنهاد داده ولي بياد داشته باشيد كه اگر مي خواهيد پيشنهادي ارائه دهيد، سعي كنيد اصول و ضوابط لازم را در نظر بگيريد، پيشنهاد و طرحهايي كه فقط موارد ايراد را در نظر مي گيرند، پذيرفته نخواهند گرديد.
ب : چگونه سخن گفتن را بياموزيد
اين موضوع كه طرف صحبت شما چه كسي است، اهميت ندارد مهم آن است كه به هنگام گفتگو رفتار و گفتاري پسنديده داشته باشيد تا به نتيجه دلخواه و مورد نظر دست يابيدو ارتباط مناسبي را با آنها برقرار سازيد.
رعايت نكات زير به شما در روند يك مذاكره سودمند ياري مي رساند:
در سخن گفتن شتاب نكنيد.
موضوع بحث و گفتگو را چندين بار قبلاً با خود با صداي بلند تكرار كنيد تا هنگام اداي آنها دچار فراموشي يا لكنت زبان نشويد.
جملات ساده، كوتاه و رسا بكار ببريد و شيوه خلاصه گويي را در پيش بگيريد.
گفته هاي خويش را با اطمينان و اعتماد به نفس ادا كنيد و انتظار نداشته باشيد ديگران آنچه را كه شما با شك و ترديد بر زبان مي آوريد، باور كنند.
اگر در حين مذاكره متوجه شديد كه مخاطبتان مايل به صحبت كردن است به او مجال دهيد افكارش را بروز دهد و اطلاعات و معلوماتش را براي شما بيان كند.
در برابر ترش روترين و عبوس ترين اشخاص هرگز بشاشيت خود را از دست ندهيد و هنگام گفتگو نيز تمام قوايتان را براي كسب كاميابي متمركز سازيد.
در اكثر مذاكرات بايد ابتدا بين طرفين، تمايل اوليه به صحبت كردن وجود داشته باشد. در اين زمان است كه ميدان براي ارائه تفكر و تبادل انديشه گسترده تر شده و در نتيجه امكان موفقيت بيشتر ميشود.
در سخن گفتن و مذاكره بايد شيوه اي درست و مبتني بر انديشه ، دقت و حوصله و تعقيب اصولي مطالب، در پيش گرفت و گرنه موفقيت از آن ما نخواهد بود.
ج: با روحيه ديگران همراه شويد
هر كس با هر روحيه اي خواهان معاشرت و همراهي است. درست به همان گونه كه اشخاص بيكار و ناباب، دوستاني هم طراز خود انتخاب مي كنند،اشخاص مشتاق و بشاش هم مي خواهند با اشخاصي مانند خود معاشرت كنند. درحاليكه بعضي ها وقتي صبح از خواب برميخيزند كاملا مطيع و مقهور هستند، گروه ديگري، برعكس و نقطه مقابل گروه نخست هستند و وقتي از خواب برمي خيزند كاملا بيدار و گوش به زنگ هستند. دنيا لزوما به طور يكسان ميان اين دو گروه تقسيم نشده است. اما اگر روزي با چشمان كاملا باز سركار بياييد و با همكار خود كه هنوز خواب را در چشمان پف كرده اش احساس مي كنيد، روبرو شويد و بايد با او ارتباط برقرار كنيد، بهتر است لحن صداي خود را با روحيه او تطبيق دهيد. به همين شكل اگر شخصيت خونسردي هستيد توصيه مي شود راهي براي نيرو دادن به خويشتن بيابيد. بي حالي و رخوت شما احتمالا با روحيه كسي كه مي خواهد برق چشمان شما را ببيند مطابقت نمي كند. “ويليام جيمز” در اين مورد مي گويد:”به نظر مي رسد كه عمل از احساس شما تبعيت مي كند. اما در واقع عمل و احساس دست در دست هم دارند. مي توانيم با تنظيم عمل كه بيشتر تحت كنترل ماست به طور غير مستقيم احساس رانيز منظم و كنترل كنيم.”
او در ادامه مطلب مي گويد:” بنابراين راه بشاش شدن اين است كه خندان بنشينيد و با شور و شوق به اطراف خود نگاه كنيد و طوري حرف بزنيد و رفتار كنيد كه انگار كاملا بشاش هستيد. اگر اين طرز برخورد شما را شاداب نكرد، هيچ عامل ديگري نمي تواند چنين كاري كند و به عبارت ديگر اگر احساس خمودگي مي كنيد، خود را بشاش نشان دهيد، ديري نميگذرد كه احساس بشاش بودن ميكنيد اشخاص كساني را دوست دارند كه مانند خود آنها باشند. اگر شما پرحرارت باشيد و بخواهيد روي كسي كه به مراتب از ذوق و شوق كمتري برخوردار است اثر بگذاريد، بايد از روشهاي همگام شدن استفاده كنيد. در اين مورد زماني را انتخاب كنيد كه كه فرد مخاطبتان در وضعيت روحي و جسمي مناسبي قرار داشته باشد و در غير اينصورت ممكن است نقطه نظر شما با مقاومت شديدي روبرو شود كه البته به معناي ضعيف بودن نقطه نظر شما نيست، بلكه ناراحتي مخاطب شما مي تواند باعث بروز اين مساله شده باشد. اهميت همگام شدن را مي توان اينگونه تعريف كرد:”وقتي شما با كسي همگام مي شويد در واقع به او مي گويي، من مثل تو هستم و مي تواني روي من حساب كني.” همگام شدن راهي براي ايجاد اعتماد و اطمينان در طرف مقابل است. البته راههاي ديگري نيز براي كسب اعتبار و جلب نظر موافق مخاطب وجود دارد، از جمله مي توان به استفاده از زبان و كلام مناسب اشاره كرد.همگام شدن روش فوق العاده مفيدي بوده كه در مورد هر رويارويي و گفت و گويي مصداق دارد.همگام شدن با روحيه يا رفتار ديگران هميشه ساده نيست. اما دست كم مي توانيد در حد رفتار ديگران ظاهر شويد. پديده اي كه با آن روبرو هستيم اين است كه وقتي با كسي همگام مي شويد، در قدم بعدي، او همگام با شما شده است. يكي از بهترين راههاي تغيير رفتار ديگران اين است كه ابتدا خود را با يك يا جند جنبه از رفتار او همگام نماييد وبعد خود را تغيير دهيد. اگر شما شخصيت غيرقابل انعطافي براي خود برنامه ريزي كرده باشيد، از انعطاف لازم براي اينكه در سطح ديگران ظاهر شويد برخوردار نخواهيد بود. اما اگر دامنه روحيه شما از مخاطبتان متغيرتر و انطباق پذيرتر باشد، نه تنها مي توانيد خود را در سطح او قرار دهيد و رابطه مؤثر ايجاد كنيد، بلكه مي توانيد آنها را در جهتي جديد كه مورد نظر شماست به حركت درآوريد. اگر در سطح ديگران ظاهر شويد آنها براساس راهنمايي و هدايت شما حركت خواهند كرد.
بفهميم كه ديگران چگونه مي فهمند
افراد مختلف اطلاعات را به شيوه هاي مختلف پردازش مي كنند، طرز اين پردازش در برقراري ارتباط نقش مهمي دارد. البته ارتباط در اينجا به معناي برخوردهاي متفاوت با اشخاص متفاوت است. در اين زمينه، هر يك از افراد بايد طوري با يكديگر ارتباط برقرار كنند كه مخاطبشان بتواند آن را درك كند، زيرا هر انساني در هر لحظه در شرايط ادراكي ويژه اي بسر مي برد. در اين زمينه “رابرت سومر”پروفسر روانشناس مي گويد:” اشخاص تصويري از دنياي احساسي متفاوتي در مقايسه با ديگران دارند.” حال، براي اينكه منظور خود را به ديگران منتقل كنيد، ابتدا بايد بفهميد كه آنها چگونه مي فهمند و يا دستكم براي درك كردن چه كوششي به خرج مي دهند. وقتي بدانيد ديگران اطلاعات را چگونه پردازش مي كنند، مي توانيد اطلاعات خود را به گونه اي انتقال دهيد كه با درك آنها همخواني داشته باشد. همچنين بايد بدانيد كه افراد شيوه ارتباطشان چگونه است و ادراك آنها از چه راهي صورت مي پذيرد. زيرا افراد و مخاطباني كه با آنها در ارتباط هستيم داراي شيوه هاي ارتباطي  و ادراكي متفاوتي هستند، كه اگر از آنها اطلاع داشته باشيم، مطمئنا در برقراري ارتباط با آنها، فهم و درك آنها و گفته هايشان در وضعيت بهتري قرار خواهيم گرفت و امكان بيشتري براي موفقيت نفوذ در آنها به وجود خواهد آمد. بر همين اساس انسانها را به دسته هاي زير تقسيم كرده ايم:

الف- اشخاص پديداري(تصويري)
اين افراد دنياي رواني خود را بر اساس تصاوير و فضاسازي تنظيم مي نمايند. اين افراد فضا را دوست دارند و دوست دارند كه با شما ارتباط نزديكتري داشته باشند و بيشتر تعامل شخصي را دوست دارند. اين افراد از واژه هايي مانند من تصور ميكنم، فضاي اجتماعي اينگونه به نظر مي رسد و… استفاده كرده و اغلب در انتهاي جلسات مينشينند.

ب- اشخاص احساسي(همجواري)
دنياي رواني خود را با احساسهاي دروني و بيروني ترسيم مي كنند و واژه هاي احساسي مانند دوست دارم، احساس مي كنم و… بيشتر استفاده مي كنند. از نظر ارتباط خيلي به شما نزديك مي شوند هرچند كه ممكن است فكر شود حالت تهاجمي دارند و بيشتر ميز و صندلي خود را نزديك به شما مي گذارند و در جلوي جلسات مي نشينند.

ج- اشخاص شنيداري(صوتي)
اين افراد دنياي رواني خود را با صداها دارند.آنها به چشمان مخاطب خود نگاه نمي كنند و گوش خود را ميزان كرده اند. ضمن مكالمه يا ارائه يك مطلب ممكن است به نقطه ديگري نگاه كنند، زيرا آنان با گوش فرا دادن سعي به گرفتن مطالب مينمايند. قصد بي ادبي و بي اعتنايي ندارند و سعي ميكنند آنچه گفته مي شود را بفهمند. اين افراد بجاي خوب فهميدي ميگويند خوب شنيدي و از زير و بم صدا خوششان مي آيد.

د- اشخاص ارقامي(زباني)
اين گروه تركيبي از سه دسته پيشين هستند. آنان قبل از اينكه بتوانند دنياي رواني خود را ترسيم كنند، مجبورند دريافتهاي خام حسي را به يك زبان خاص، از طريق كلمات، اعداد يا علايم كامپيوتري منتقل نمايند. آنها دوست دارند اطلاعات مكتوب و به سبك منطقي به آنان ارائه شود، واژه ها بايد تعريف شده باشند و از نظر املائي، علايم نقطه گذاري، دستوري، حواشي و صفحه بندي درست باشد و همچنين عناوين، پاراگرافها و فواصل كوتاه را در نگارش دوست دارند. براي جلب توجه آنها كافيست بخشهايي از پيام بصورت 1- 2- 3 و يا الف- ب- ج تنظيم شود.

چگونه شرايطي فراهم آوريم كه ديگران ما را درك كنند
وقتي از شيوهء مورد علاقه شخص مخاطب خود و اطرافيان استفاده مي كنيد، آنها به اقدام و خواستهء شما پاسخ مثبت ميدهند. ممكن است مجبور باشيد كه كمي بيشتر تلاش كنيد، اين تلاشي ارزشمند است كه به اجرا و انجام آن مي ارزد، زيرا در وقت و نيروي آينده شما صرفه جويي مي كند . شخص مخاطب شماو اطرافيانتان نيز از اقدامي كه كرده ايد استقبال خواهند كرد زيرا مي فهمند كه براي تماس با شما از چه شيوهاي بايد استفاده كنند تا آنها را به نتيجه دلخواهشان برساند. يكي از بهترين راههاي كسب اطلاع در اين زمينه كه مخاطب شما چه روشي را مي پسندد اين است كه از او مستقيما سوال كنيد و نظرش را جويا شويد در مواقعي كه اطلاع يافتن از روش برقراري ارتباط با اطرافيان و مخاطبان دشوار به نظر مي رسد، بهتر است از روش آزمايش و خطا استفاده كنيد. به عبارت ديگر اگر ندانيد كه آنها از ميان انواع شخصيتهاي ارتباطي ديداري ،شنيداري،احساسي، ارقامي كدام را بيشتر مي پسندند، مي توانيد در فواصل صحبتها با او گاهي لحظه اي مكث كنيد و از او بپرسيد : ( آيا اين نقطه نظر را قبول داريد؟)،(آيا مي توانيد خود را ببينيد كه به اين روش كار ميكنيد؟) يا ( اين مطلب به نظرتان چگونه است؟)،….
اگر نتوانيد پاسخ مورد نظرتان را دريافت كنيد به روش ديگري متوسل شويد. مثلا از روش ديداري به روش شنيداري روي آوريد و اگر روش شنيداري خواسته شما را برآورده نساخت ، از روش احساسي استفاده كنيد. يكي از اشتباهات رايجي كه اشخاص مرتكب مي شوند اين است كه وقتي از مخاطب خود جواب مساعد نمي گيرد، فورا فرض را بر اين مي گذارند كه روش مورد استفاده آنان مناسب  نبوده، حال آنكه در واقع ممكن است روش مورد استفاده آنان مناسب بوده باشد و خود آنان نتوانسته اند به شكل مناسب و حساب شده از روش مورد اشاره استفاده كنند. در واقع تقصير از خود شخص است كه نمي تواند با مخاطب خود ارتباط سازنده و مؤثر برقرار كند. با داشتن انعطاف در سبك رفتاري مي توانيم از يك شيوه ادراكي به شيوه ديگر روي آوريم، مي توانيم به اشخاص بيشتري دسترسي پيدا كنيم و آنان نيز به نحو بهتري از خواسته هاي ما آگاه مي شوند. اين كار به ما امكان مي دهد كه همكاري و حمايت آنان را جلب كنيم.
مردم را دوست داشته باشيد
موفقيت هر شخصي به حمايت ديگران بستگي دارد پس مردم را دوست داشته باشيد تا شما را دوست داشته باشند و از شما حمايت كنند. شما در انجام كارهايتان به حمايت و پشتيباني آنها نياز داريد، زيرا برخي از كارها فقط با همكاري ديگران امكانپذير خواهد بود. ولي در اين مورد همواره به ياد داشته باشيد كه با چه كساني ارتباط داريد و چه كساني از شما حمايت مي كنند. هنر شناخت و ارتباط با افراد با تملق ها و چاپلوسيهاي رايج بسيار متفاوت مي با شد. برخي سعي دارند با تملق به اهداف خود دست يابند. تملق يقينا تباه كننده هر رابطه مثبت است. همكاري با ديگران مستلزم شناختي عميق از شخصيت آنهاست واز اين طريق است كه به اطلاعاتي دست مي يابيدو در مذاكرات و مباحثات به كارتان خواهد آمد.
رعايت نكات زير از شما مصاحبي صديق و مطلع مي سازد:
سعي كنيد روحيه اطرافيان خود را خوب بشناسيد.
با آگاهي از قلق ها وشيوه هاي مورد پسند مخاطب خود، هيچگاه درايجاد ارتباط و گفتگو با او، درگير نخواهيد شد.براي ايجاد رابطه اي سالم با طرف مخاطب هرگز از حربه تهديد و گوشه و كنايه استفاده نكنيد، بهترين راه نرمش، حوصله و دقت در طرز فكر طرف مقابل است. اصول زير را بكار گيريد زيرا باعث مي شود مورد حمايت قرار گرفته و شما را آسان تر به اوج موفقيت برسانند:
•      سعي كنيد اسامي افراد را به خاطر بسپاريد. اين نشان مي دهد به آنها اهميت مي دهيد.
•      فرد راحتي باشيد تا هيچكس در معاشرت با شما احساس ناراحتي و اجبار نكند.
•      اين اعتقاد را در خودتان تقويت كنيد كه ” هرچه پيش آيد، خوش آيد” در اينصورت هيچ چيز نمي تواند آرامشتان را بهم بزند. اين به شما كمك مي كند كه براي مقابله با هر موقعيتي همواره آماده باشيد.
•      خودپرست نباشيد و بيهوده تظاهر نكنيد كه به همه چيز آگاهي داريد، به يادداشته باشيد عالمان متواضع ترند.
•      خصوصياتي را در خودتان پرورش بدهيد كه جالب توجه باشد و مردم در معاشرت با شما به برداشتهاي ارزشمندي برسند.
•      شخصيت خودتان را زير ذره بين ببريد، تا بتوانيد عوامل ” ناهنجار” را از آن خارج كنيد. زيرا هممين عوامل ناهنجار منفي هستند كه باعث دور شدن ديگران از اطراف ما مي شوند.
•      صميمانه وباروحيه سعي كنيدخودتان را ازشر سوء تفاهم ها خلاص كرده وگلايه ها را از ذهنتان بيرون كنيد.
•      آنقدر دوست داشتن افراد را تمرين كنيد كه اين كار به صورت يك عادت ثانويه در شما درآيد.
•      هميشه از فرصتهايي كه براي تيريك گفتن يا احساس همدردي در غم، اندوه و ناكاميهاي افراد پيش مي آيد استفاده كنيد. و سعي كنيد اين كار را در همان زمان خودش انجام دهيد و به آينده موكول نكنيد.
•      به مردم قدرت روحي بدهيد تا محبت بي رياي شان را نصيبتان كنند.
به كار بردن بعضي عبارات، در ديگران ايجاد مقاومت مي كند و سبب از دست دادن حمايت ديگران مي شود. سه عبارت است كه در هنگام محاوره و ايجاد ارتباط با ديگران مي توان به كار برد، بطوريكه هم احترام طرف مقابل را حفظ كنيد و هم مطلب خود را منتقل سازيد:
•      با شما موافقم
•      نظر شما را تحسين مي كنم
•      به عقيده شما احترام مي گذارم
برداشت و باور:
اغلب مسائل ارتباطي ريشه در برداشت مردم از واقعيتها دارد، هركسي دنيا را به زعم خود معني ميكند و برداشتها و استنباطهاي ما مي توانند منجر به “تضاد شخصيت” و يا “فروپاشي ارتباط ” شوند. حل و فصل مسائل استنباطي دشوار است، زيرا همه معتقدند كه دنيا به همان شكلي است كه آنها استنباط مي كنند و در واقع اين اشخاص مي گويند “اگر با من مخالفت كني، خود به خود در اشتباهي زيرا ترديد ندارم كه حق با من است”، اگر افراد بدانند كه مشكل اصلي در ارتباط برداشت آنها از واقعيتها ست، اغلب مشكلات ارتباطي حل و فصل مي شوند.
نگرشها و رفتارها :
براي ايجاد ارتباط بهتر به نگرشهاي ويژه اي احتياج داريم.
نگرشها :
§         به تو ايمان دارم، صميميت تو را مورد ترديد قرار نمي دهم.
§         به روابطمان بها مي دهم و مي خواهم اختلافاتمان را بر طرف كنم.
§         من حرف حساب را مي پذيرم و به راحتي تغيير مي كنم.

رفتارها :
§         گوش كنيد تا بفهميد.
§         حرف بزنيد تا شما را بفهمند.
§         از موارد مورد توافق شروع كنيد و به تدريج به موارد مورد اختلاف برويد.

وقتي اين سه نگرش در شما ايجاد شد، تقريباً تمام مسائل استنباطي را مي توانيد حل كنيد. وقتي فردي اين موضوع را درك كند طرز سخنش را تغيير مي دهد به جاي اينكه بگويد “همانطور است كه من ميگويم “مي گويد : “من چنين نظري دارم” به جاي “من درست مي گويم” مي گويد : “به نظر من…” يا به “اعتقاد من…” يا ” آنطور كه من استنباط مي كنم…” وقتي اين چنين با ديگران برخورد مي كنيم در واقع به آنها مي گوييم” تو هم مهم هستي و حق داري احساسات و نظراتت را مطرح كني.” وقتي ديگران در مورد ما قضاوت مي كنند يا نظر ديگري دارند، مي توانيم به آنها بگوييم ” شما طور ديگري به مساله نگاه مي كنيد مايلم بدانم شما چه استنباطي داريد”.زمانيكه با نظر كسي مخالفيم به جاي گفتن “من درست مي گويم و تو در اشتباهي” مي توانيم بگوييم “من طور ديگري فكر ميكنم. بگذار نظرم را با تو در ميان بگذارم.”

كلمات و مناسبات :
بعد مهم در برقراري ارتباط، رابطه است. بسياري از مشكلات از ارتباط ناشي مي شود. وقتي روابط خوب نيست بايد مراقب كلماتي باشيم كه به كار مي بريم در غير اينصورت ممكن است سوء تفاهم ايجاد شود. وقتي روابط خوب نيست طبيعتاً افراد به هم سوء ظن پيدا مي كنند و اعتمادشان را به يكديگر از دست مي دهند و به جاي توجه به نيت و منظور گوينده به عبارات او استناد مي كنند و حرفهايشان را به حساب توهين مي گذارند. از سوي ديگر وقتي روابط هماهنگ باشد، حتي بدون كلمه هم مي توانيم ارتباط برقرار كنيم وقتي اعتماد و احساس خوبي جاري باشد نيازي نيست مراقب كلام مان باشيم.مي توانيم در صورت تمايل لبخند بزنيم يا نزنيم و با اين حال منظورمان را مخابره كنيم و به تفاهم برسيم. وقتي روابط حسنه نيست حتي يك فصل كلمه براي مخابره پيام كافي نيست زيرا معاني را نميتوان در كلمات يافت، معاني در اشخاص هستند. نكته مهم در ارتباط موثر رابطه شخص با شخص است، به محض اينكه با كسي اينگونه ارتباط برقرار ميكنيم در يكديگر اعتماد و اطمينان به وجود مي آوريم. در همين زمينه ببينيد كه ملاقات خصوصي مديران با كاركنان و صحبت خصوصي با يك مشتري يا موكل تا چه اندازه اهميت دارد.
نقشه و قلمرو :
ايجاد روابط هماهنگ و رسيدن به تفاهم متقابل مي تواند دشوار باشد، همه ما در دو دنيا زندگي ميكنيم. يكي دنياي خصوصي ذهني كه در سر ماست و ديگري دنياي عيني كه بيرون از ما قرار دارد. ميتوانيم اولي را نقشه هاي شخصي و دومي را قلمرو در نظر بگيريم. هيچ كس نقشه صد در صد كامل و بي كم و كاستي از قلمرو و يا دنياي عيني و حقيقي ندارد، هر ا ز گاهي تجاربي پيدا مي كنيم كه استنباط يا نقشه ذهني ما از قلمرو يا از جهان عيني را تغيير مي دهد. وقتي اين اتفاق مي افتد، رفتارمان تغيير ميكند و استنباط جديدي پيدا مي كنيم. در واقع سريع ترين راه تغيير رفتار يك شخص اين است كه نقشه يا قالبهاي استنباطي او را تغيير دهيم و اين كار ميسر نيست مگر اينكه به آن شخص نقش يا مسئوليت جديدي واگذار كنيم ويا او رادر موقعيت متفاوتي قرار دهيم.
مهارت و امنيت :
مهارتهاي ارتباطي شبيه يك كوه يخ شناور هستند، بخش كوچكي از كوه يخ شناور كه از آب بيرون آمده سطح مهارت ارتباط است. توده عظيم كوه يخ كه پنهان از ديد ماست سطح عميق تري را در بر گرفته است مي توانيم اين سطح را مبناي امنيت شخصي در نظر بگيريم، براي اينكه بهبود بلند مدت معني داري در توانايي برقراري ارتباط خود ايجاد كنيم بايد به دو سطح مهارت و امنيت توجه داشته باشيم. ارتباط موثر مستلزم مهارت است، براي بهبود مهارتهاي ميان فردي بايد تمرين كرد و احتياج به صرف وقت دارد ولي متاسفانه بعضي ها اصلاً علاقه اي به آموختن مهارتهاي جديد ندارند و نمي خواهند در مقام بهبود مهارتهاي همدلانه باشند. گوش فرادادن با تمام وجود به گفته ديگران به امنيت خاطر بسيار زيادي احتياج دارد، آسيب پذيريهاي انسان را بروز ميدهد. ممكن است تغيير كنيم و اگر در اعماق وجود خود احساس عدم امنيت كنيم جرات تغيير يافتن را به خود نخواهيم داد و خيلي ها از دور نماي تغيير وحشت دارند. اگر در اثر گوش دادن همدلانه تغيير كنيم و يا تحت تاثير قرار بگيريم بايد بتوانيم بگوئيم كه : “اشكالي ندارد، تفاوت چنداني ايجاد نمي كند.” زيرا اعماق وجود ما بدون تغيير باقي مانده است. در اعماق وجود ما مجموعه ارزشها و احساساتي وجود دارند كه خويشتن حقيقي ما را نشان مي دهد.احساس ارزشمندي كه مستقل از رفتار ديگران با ماست اين خويشتن مخدوش نشدني هويت واقعي ماست.
منطق و احساس :
ارتباط موثر ايجاب مي كند كه به زبان منطق و احساس صحبت كنيم، زبان منطق و زبان احساس دو زبان متفاوت هستند و در اين ميان زبان احساس و عاطفه بسيار قدرتمندتر و انگيزه بخش تر است. به همين دليل است كه مي گوييم بايد با تمام وجود يعني ابتدا با چشمان و با دل گوش كنيم و بعد از گوشهاي مان براي شنيدن استفاده نماييم.

براي ابراز موثر نقطه نظر خود بايد نظرات ديگران را درك كرد.
همدردي و همدلي :
توجه با تمام وجود ، حضور داشتن كامل، خود را به جاي ديگران گذاشتن و از دريچه چشم آنان نگاه كردن مستلزم شجاعت، شكيبايي و احساس امنيت خاطر است، به معناي آمادگي براي يادگرفتن و تغيير كردن است، به معناي رفتن به اذهان و دلهاي ديگران به منظور نگاه كردن از زاويه ديد آنان است. بدين معنانيست كه احساس آنها را داشته باشيد،اين همدردي است. بلكه منظور اين است كه احساس آنها را درك كنيد و ببينيد كه چگونه به دنيا نظر مي كنند، اين همدلي است. همدلي شما را پذيرا، باز و گشوده نگاه مي دارد، ديگران احساس مي كنند كه چيزي مي آموزيد. به اين نتيجه مي رسند كه نفوذ پذير هستيد. براي نفوذ بر ديگران ، آنها ابتدا بايد به اين نتيجه برسند كه ميتوانند روي شما نفوذ كنند. وقتي گوش دادن را مي آموزيم و براي فهميدن تلاش مي كنيم ، درباره ارتباط به درك تازه اي مي رسيم. به اين نتيجه مي رسيم كه استفاده از ذهن براي غلبه بر دل تلاشي بيهوده است. به اين نتيجه مي رسيم كه با دو زبان روبرو هستيم، يكي زبان منطق و ديگري زبان احساس و اينكه اشخاص بيش از آن مقدار كه فكر مي كنند از روي احساس خود حرف مي زنند، به اين نتيجه مي رسيم اگر ميان اشخاص احساس خوبي وجود نداشته باشد، تحت تاثير موانع احساسي نمي توانند به زبان منطق با هم حرف بزنند. ارتباط موضوعي مربوط به اعتماد كردن به ديگران و پذيرفتن آنهاست و پذيرفتن عقايد و احساسات آنهاست. پذيرفتن اين حقيقت است كه آنها متفاوت از ديگران هستند و اينكه خود را بر حق مي دانند.
قسمت دوم
تعاريف جادوي روابط عمومي در كار و تجارت
درک روابط عمومی؛  يک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیههاو یا سایر سازمانها که هریک با مردمی چون کارمندان، مشتریان،سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضا احزاب سیاسی ویا عامه مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار عمومی، ارزیابی وتفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود وهمچنین آن مردم به سازمان استفاده از روابط عمومی در کنار بازاریابی؛ ارتباط مؤثر؛ اتخاذ یک رویکرد استراتژیک؛ توسعه مهارتهای روابط عمومی؛ ارتباط با کارکنان؛ افزایش حسن شهرت شرکت؛ توجه به مشتریان؛ سازماندهی مناسبتها؛ معرفی و اطلاعرسانی در مناسبتها؛ تهیه سایت اینترنتی؛ همکاری با رسانهها؛ مصاحبههای مطبوعاتی و تلویزیونی؛ تهیه و چاپ بروشورهای تبلیغاتی؛ و …
يكي از عواملي كه در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهميت و ارزش اساسي دارد و آنها را در نيلبه هدفها ياري ميدهد; كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتي است كه با آنها سروكار دارند و همچنينبا افكار عمومي جامعهاي است كه در آن به فعاليت مشعولند. هر اندازه اين ارتباط بطور مفيدي مستقر وبه شكل مؤثري گسترش يافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابي به اهداف خودموفقتر ميباشد. اكنون به عنوان يك اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده كه افراد و مؤسسات برايرسيدن هرچه بهتر و راحتتر به مقاصد خود نيازمندبهحسنرابطهودركمتقابلوتوسعهتفاهمبايكديگروعموممردمميباشند.
مديران مؤسسات به دلايل فوق، در تشكيلات خود اقدام به تأسيس دفتر، واحد يا بخشي تحتعنوان روابط عمومي نمودهاند تا از طريق آن ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرارنمايند و با آگاه كردن، تشويق و ترغيب آنان، به اهداف مديران، سريعتر، راحتتر و با هزينه كمتر جامهعمل بپوشانند. دست اندركاران چنين دفاتري همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تكنيكها وتخصصهاي حرفه روابط عمومي، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر بپردازند. هدف از تهيه اين گزارش;آشنايي با وظايف، نقش و جايگاه روابط عمومي مطلوب است و در آن ابتدا شرح وظايف عمومي وسپس جايگاه سازماني آن و تفاوت بين روابط عمومي و تبليغات مورد بررسي قرار گرفته است. در ادامهبه روابط عمومي مطلوب و ويژگيهاي كارشناسي روابط عمومي و همچنين روابط عمومي داخليپرداخته شده است. در پايان نقاط قوت و ضعف روابط عموميها كه حاصل بررسي چهل روابط عموميدر ايران ميباشد، ارائه گرديدهاست.

شرح وظايف روابط عمومي
مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال ميشود.بيترديد، اين وظيفه در قالب مجموعهاي از فعاليتهاي ارتباطي صورت ميگيرد كه ميتوان آنها را تحتعناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامهريزيدستهبندي كرد. كه در زير به تشريح اين وظايف ميپردازيم.
1 – ارتباطات
– سياستگذاري، برنامهريزي و كاربرد شيوهها و برنامههاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها،فعاليتها، برنامهها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانهها و جامعه.- گردآوري، جمعبندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانهها در زمينه فعاليتهايسازمان و ارائه آن به مديريت.- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و هميت سازماني و زمينهسازيبراي برقراري ارتباطات بين آنان.
2- اعلان مواضع سازمان.
– عضويت و شركت در جلسههاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خطمشيها، برنامهها وروند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهماييها و جلسهها. تدوين “تقويم جامع ارتباطات سازماني” در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان باشخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف
3 – روابط و تنظيم افكار عمومي.
– تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولانسازمان.
– برنامهريزي و اطلاعرساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي.
– تدوين برنامه سالانه مصاحبههاي مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني ونيازهاي افكار عمومي.
– تهيه و تنظيم اطلاعات پايهاي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف.
– ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاريها و بهرهبرداري بهينه از آنها براياطلاعرساني به مردم.
4 – امور فرهنگي و نمايشگاهها
– مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي سازمان.
– پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
– تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي – تبليغي در ساختمانها و محوطهها.
– مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و …) در خارج و داخل سازمان.
– طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها).
– تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل سازمان.
– راهاندازي و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
– توليد و سفارش ساخت آگهيهاي تلويزيوني و فيلمهاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازيسازمان.
5 – انتشارات
– تدوين كتب، جزوهها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
– گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامهها; باشيوهها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
– تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارائه به افكار عمومي.
– انتشار نشريه داخلي و برون سازماني سازمان.
6 – سنجش افكار
– تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان برايارائه به مديريت.
– نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانهها و دستگاهها از يكسوو مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت.
– سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارائه راهكارهاي مناسب به مديريت.
– طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچهمؤثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
7 – پژوهش و برنامهريزي
– تهيه گزارشهاي عملكرد دورهاي از فعاليتهاي روابط عمومي.
– نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
– نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامهها و فعاليتهاي آتي.
– طراحي و برنامهريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان ومردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.

تفاوت بين روابط عمومي و تبليغات
يكي از موضوعات مهم براي كساني كه به كار روابط عمومي اشتغال دارند، تفكيك بين تبليغات وروابط عمومي است. اگر اينان بدون ملحوظ داشتن وجوه افتراق تبليغات با روابط عمومي بهفعاليتهاي خود رنگ تبليغات بدهند، به سمت فعاليتهايي گرايش خواهند يافت كه تفاوت اساسي باماهيت فعاليتهاي روابط عمومي دارد. بايد توجه داشت كه اين تفاوت در واقع از سلطهجويي برمخاطب در فعاليتهاي تبليغي تا ايجاد ارتباط متقابل و مبتني بر گفت و گو با مخاطب در فعاليتهايروابط عمومي توسعه پيدا ميكند. بنابراين رفع ابهام و مشخص كردن تفاوتهاي روابط عمومي باتبليغات براي شاغلين روابط عمومي بسيار ضروري است. هدف اين مبحث، روشنسازي وجوه افتراقبين روابط عمومي و تبليغات است. توجه به اين نكته اساسي ضروري است كه كاركنان روابط عمومي با حركت به سمت تبليغات از(ارتباطات مشاركتآميز) به سمت “ارتباطات سلطهآميز” گام بر ميدارند و گام به گام از فلسفه روابط عمومي كه همانا مردمداري است، دور ميشوند.
روابط عمومي مطلوب
يك روابط عمومي كه در پي كسب مطلوبيت كامل است، بايستي چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد.در اين قسمت به تبيين اصولي كه براي رسيدن به اين هدف لازم است، ميپردازيم.

توجه به اصول اخلاقي
يك روابط عمومي كارآمد براي سلامت حرفهاي خود، ناگزير از رعايت اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي و تدوين آئيننامههاي رفتاري در روابط عمومي است. بطور كلي، بعضي از صاحبنظران، تدويناصول اخلاقي روابط عمومي را به سه دليل لازم ميدانند :

1. ارائه راهنماي عمل براي كارگزاران روابط عمومي.
2. وجود ميزاني براي تطبيق انتظارات.
3. ايجاد امكان تميز دادن روابط عمومي از ساير فعاليتها.
بعضي از اصول پيشنهادي براي تدوين نظامنامه اخلاقي روابط عمومي در ايران، عبارتست از:
1. عدم استفاده از دروغ، دلايل ظاهر فريب و مستندات تحريف شده در فعاليتهاي ارتباطي.
2. مواجهه با مخاطبان، همكاران و مديران برحسب موازين اخلاق و انصاف.
3. رازداري و حفظ اسرار سازمان و مخاطبان.
4. خودداري از نشر اطلاعات كذب و خلاف واقعيت و دادن تعهد مبني بر انجام تحقيق و كسباطمينان در مورد صحت مطالب قابل انعكاس.
5. دادن تعهد مبني بر عدم دريافت هدايا يا حقالزحمه از مخاطبان يا شركتهاي تبليغاتي.
6. خودداري از جريحه دار ساختن احساسات عمومي.
7. اقناع مخاطب صرف با حكمت و موعظه نيكو.
8. ايمان به حقانيت مخاطب و داشتن رفتار اخلاقي با مخاطبان.
9. عدم توسل به ترفندهاي تبليغاتي براي فريت افكار عمومي.
10. پرهيز از تطميع يا تهديد رسانهها در مورد دادن آگهي يا قطع آن.

توجه به روابط عمومي بينالمللي
از يك نظر ميتوان فعاليتهاي روابط عمومي را به سه بخش داخلي (درون سازماني)، خارجي (برونسازماني) و بينالمللي تقسيم كرد. با اين تقسيمبندي، يك روابط عمومي كارآمد، بايد بتواند در هر سهبخش، كارآمدي و بازدهي لازم را داشته باشد.
با اين وصف، آنچه را كه از يك رابطه عمومي كارآمد در بعد بينالمللي انتظار ميرود، ميتوان درتوليد فرآوردههاي فرهنگي جهت دار و مبتني بر فعاليتهاي توسعهاي خلاصه كرد.

الف  –  قدرت مشاوره مديريت
يكي از وظايف اساسي مديريت يك روابط عمومي كارآمد، مشاوره مديريت سازمان مربوطه است.ارائه خدمات مشاورهاي توسط روابط عمومي به مديريت در يك روابط عمومي كارآمد بايستي از سطحانعكاس اطلاعات فردي توسط مدير روابط عمومي فراتر رود و براي توليد اطلاعات مشاورهاي،سازماندهي مشخصي صورت گيرد. در واقع روابط عمومي كارآمد، با تغذيه اطلاعاتي مديران، ضريبواكنش پذيري آنان را در تصميمگيريهاي درون و برون سازماني افزايش داده و به عنوان بازوي مديريتعمل ميكند.

ب –  كارآيي روابط عمومي داخلي
از جمله ابعاد بسيار مهم روابط عمومي، (روابط عمومي داخلي) است. در روابط عموميهايناكارآمد، گرايش اصلي به سمت بيرون از سازمان است، در حالي كه در روابط عمومي كارآمد، روابط عمومي داخلي از اهميت نسبت بيشتري برخوردار است; چرا كه اگر آثار عملكرد روابط عمومي بتواندكاركنان سازمان را جلب و اقناع كند، در كارآيي و عملكرد بيشتر آنان، افزايش بهرهوري سازماني، جلب وتأمين رضايت ارباب رجوع، ايجاد تفاهم بيشتر بين مديريت و كاركنان و افزايش هميت سازماني مؤثرواقع خواهد شد و در نهايت هر يك از كاركنان را به مبلغي براي سازمان تبديل خواهد كرد.

پ –  برنامهريزي براي رهبران فكري
از مشخصههاي روابط عمومي كارآمد، داشتن برنامههاي خاص براي هر يك از اقشار جامعه يامخاطبان خود است. يكي از اين قشرها، رهبران فكري هستند. تحقيقات نشان ميدهد كه اين افراد،افرادي هستند كه وسايل ارتباط جمعي به واسطه آنان، پيامهاي خود را به ساير اقشار جامعه انتقالميدهند. رهبران فكري يا واسطههاي ارتباطي ضمن اخذ پيام از رسانهها، آنها را در يك ارتباط ميانفردي به زبان توده به آنها انتقال ميدهند. بنابراين ميتوان گفت تأثير پيام بر هر يك از اقشار جامعهيكسان نيست. در اين ميان رهبران فكري از اهميت والايي در انتقال پيام روابط عمومي به اقشار مختلفبرخوردار هستند. روابط عمومي كارآمد با برنامهريزي ويژه براي رهبران فكري ميتواند كانونهاي انتشارافكار عمومي را هدايت كند. روابط عمومي كارآمد از بين رهبران فكري بايد ليست اسامي افرادي را كهبيشتر از سايرين در ارتباط با آن سازمان قرار دارند، تهيه كرده و برنامههاي مختلفي را براي آنها تداركببيند. از جمله انتشار بولتن اطلاعرساني ويژه، ترتيب دادن برنامههاي بازديد از طرحها، حضور مسئولانسازمان در بين آنها و دعوت از آنان براي شركت در مراسم افتتاح طرحهاي بزرگ و … ميتواند مدنظرباشد.

ث –  ارتباط اصولي با رسانهها
امروزه روابط عمومي نميتواند بدون استفاده اصولي از رسانهها از جمله راديو، تلويزيون ومطبوعات، وظايف اصلي خود را انجام دهد; چراكه نفوذ در افكار عمومي و هدايت آن بدون كاربردرسانهها تقريبٹ محال جلوه ميكند. در يك روابط عمومي كارآمد، افزون بر اينكه از نظر ساختاري، بخشمستقلي موضوع (ارتباط با رسانهها) را دنبال ميكند، احترام به حرمت حرفهاي كارگزاران رسانهها بهعنوان يك اصل مدنظر بوده و ارتباط با رسانهها بر اساس اعتقاد به نياز متقابل روابط عموميها ورسانهها به همديگر شكل ميگيرد.

ج –  كلان نگري در انجام وظايف و تأثيرگذار بودن
يكي از ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد، كلان نگري و توانمندي تأثيرگذاري است. در حال حاضرهدف از عمليات روابط عمومي صرفٹ انجام چند وظيفه خاص نظير: توليد و ارسال خبر به رسانهها،نصب پلاكارد و پوستر، انتشار بروشور، برگزاري نمايشگاه و … نيست; بلكه هدف عمده، تأثيرگذاري برروند تصميمات در درون سازمان و حتي بيرون از سازمان و سهيم شدن در جريان تصميمسازي سازماناست.

داشتن برنامه عمل
اصولا يكي از اركان روابط عمومي (افزون بر تحقيق و برقراري ارتباط) برنامهريزي است و در روابط عمومي كارآمد به عنوان يك اصل بنيادي مورد توجه قرار ميگيرد. برعكس در روابط عمومي ناكارآمد،روزمرهگي، نمود بيشتري مييابد. در روابط عمومي كارآمد، تهيه و تدوين برنامههاي كوتاه، ميان و بلند مدت مدنظر قرار گرفته و برنامهعمل سالانه روابط عمومي، كليه عمليات ممكن براي اجرا در طول سال را مورد توجه قرار ميدهد. دربرنامه عمل روابط عمومي، شناسايي مخاطبان، تعيين اهداف روابط عمومي براساس اهداف سازمان وتعيين پيامهاي روابط عمومي و تهيه پيش نويس برنامه و مشورت با مسئولان، مراحل اساسيبرنامهريزي را تشكيل ميدهند. روابط عمومي كارآمد حتي براي بعضي امور غير قابل پيشبيني نيز تمهيداتي را در برنامه عمل خودميانديشد. لحاظ كردن (ستاد بحران) با اهداف، وظايف، نيروي انساني، بودجه و شيوه عمل معين درقالب برنامه سالانه روابط عمومي; نوعي برنامهريزي براي مواجهه با امور غير مترقبه در روابط عمومياست. همچنين در روابط عمومي كارآمد، براي هر فعاليتي، تقويم جداگانهاي تنظيم ميشود. براي مثالاموري همچون مصاحبه، ملاقاتهاي مردمي، مناسبتها، مراسم، نمايشگاه، انتشارات، سخنراني و …هر كدام بايد يك تقويم زماني جداگانهاي داشته باشد.
1 – اطلاعيابي
گرچه اطلاعرساني اصولي از ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد است، ليكن در مفهوم نوين روابط عمومي، آنچه اولويت بيشتري دارد، اطلاعيابي است. به عبارت ديگر، روابط عمومي به جاي اين كهمدام از طرف سازمان براي مردم پيام و اطلاعرساني كند، سعي دارد نگاه مردم را به سازمان تفسير كرده وآن را در اختيار مديريت سازمان قرار دهد و لذا (اطلاعيابي) را بر (اطلاعرساني) ترجيح ميدهد. مهمترين شيوه اطلاعيابي از افكار عمومي، سنجش افكار عمومي است. در يك روابط عموميكارآمد اين اقدام از اهميت بسياري برخوردار بوده و بخش مستقلي براي آن منظور ميشود. همچنين اجراي (نظام پيشنهادها) براي آگاهي از نقطه نظرات اصلاحي كاركنان و اقشار مختلف مردمبه جاي شيوه سنتي و ناكارآمد جمعآوري پيشنهادها از طريق صندوقهاي نصب شده در ساختمانها;تحليل محتواي مطبوعات و تحليل تماسها و مكاتبات مردمي، مجاري ديگر اطلاعيابي از افكار عموميداخل و بيرون از سازمان است.
2 – اولويت ارتباطات مردمي
ارتباطات مردمي به عنوان اصيلترين اقدام در روابط عمومي به عنوان هنر و علم مردمداري، ازويژگيهاي عمده روابط عمومي كارآمد است. در اينگونه روابط عموميها، ارتباطات مردمي هم دردرون و هم در بيرون سازمان از اولويت برخوردار بوده و داراي اشكال متفاوتي است. برگزاري جلسات پرسش و پاسخ بين كاركنان و مديريت و اقشار مختلف مردم بويژه مخاطبان خاصسازمان با مديريت و برگزاري جلسات بحث آزاد به همين شكل، حضور غير رسمي مسئولان در بينكاركنان از جمله بهنگام صرف ناهار يا اقامه نماز و … و همچنين حضور مسئولان سازمان در بين مخاطبانخاص، ميتوانند برخي شكلهاي ارتباطات مردمي را فراهم سازند. همچنين، در يك روابط عموميكارآمد، راهنمايي صحيح ارباب رجوع بسيار مهم است. اينك ديگر، راهنمايي ساده ارباب رجوع آن همگهگاه با گماردن نيروهاي حراست در مبادي ورودي سازمانها، در روابط عمومي قابل قبول نيست.بنابراين يك روابط عمومي كارآمد بويژه با استفاده از رايانه ميتواند در مبادي ورودي سازمان به بسيارياز نيازهاي اطلاعاتي ارباب رجوع پاسخ داده و به شكل صحيحي آنان را هدايت كند. بيترديد، ايفاياين نقش از روابط عمومي، آن را در كمك به تأمين رضايت مردم از نظام اداري كشور، ارائه چهره مثبت ازسازمان و جلوگيري از اتلاف وقت ارباب رجوع ياري ميدهد.نكته ديگري را كه بايد در اينجا خاطر نشان ساخت، مكان يابي منطقي و اصولي براي روابط عموميدر سازمانهاست، به نظر ميرسد اهتمام ويژهاي لازم است تا روابط عمومي در سازمانها از نظر مكاني درطبقه اول و در نزديكترين مكان ممكن براي دسترسي مخاطبان مستقر شود.

3 ـ سازماندهي و مديريت علمي
از جمله ويژگيهاي روابط عمومي ناكارآمد، طراحي تشكيلات نامناسب و مديريت غير علمي در آناست. اولين ضعف در اين گونه روابط عموميها، قرار نگرفتن در جايگاه مناسب است و معمولاجايگاهي كه در آن قرار ميگيرند، زير نظر مستقيم بالاترين مقام سازمان نيست. ضعف دوم به نامگذاري “روابط عمومي” مربوط ميشود كه اغلب آن را با پسوندهاي مختلفي به كارميبرند كه از جمله آنها ميتوان به “روابط عمومي و ارشاد”، “روابط عمومي و حوزه وزارتي” و … اشارهكرد. در حالي كه در روابط عمومي كارآمد، افزون بر اينكه روابط عمومي زير نظر بالاترين مقام سازمانعمل ميكند، از پسوند يا پيشوند خاصي نيز در نام خود استفاده نميكند.  و اما در خصوص مديريت علمي در روابط عمومي، يكي از مسائل عمده روابط عمومي در كشور،سپردن مديريت روابط عمومي به افرادي است كه از شايستگي علمي برخوردار نيستند و معمولا درانتصاب مديران روابط عمومي، روابط بر ضوابط ارجحيت داشته و به عوامل ديگري چون داشتن قدرتبيان، اجتماعي بودن و … توجه بيشتري ميشود. بنابراين در روابط عمومي كارآمد، مدير روابط عمومي بايستي ضمن داشتن تخصص و تبحر درشناخت افكار عمومي، علوم ارتباطات و روابط عمومي و آشنايي اجمالي با اصول علم مديريت،بايستي از علوم اجتماعي همچون جامعهشناسي، روانشناسي، مردمشناسي و تاريخ معاصر ايران وجهان و پژوهشگري بهرهاي برده باشد. داشتن (آگاهيهاي روز) نيز از ضرورتهاي اساسي براي مديرروابط عمومي است.
همچنين، مديريت علمي در يك روابط عمومي كارآمد، ايجاب ميكند كه جذب نيروي انسانيمتخصص در علوم روابط عمومي و ارتباطات (يا رشتههاي وابسته) به عنوان يك اصل مورد توجه قرارگيرد. اصل ديگر، گماردن كارشناسان روابط عمومي در پستهاي تخصصي آنان است. براي مثال، يكروابط عمومي كارآمد، بايستي از گماردن يك نيروي كارشناسي ارتباطات در پست امور اداري جدٹپرهيز كند. اصل ديگر در مديريت علمي روابط عمومي كارآمد، توجه به بهسازي تخصصي نيروي انساني بطورمستمر است. برگزاري دورههاي آموزش براساس نيازسنجي علمي، انتشار نشريات موردي آموزشي ودر صورت لزوم نشريه ادواري در اين خصوص ميتواند ضامن پويايي علمي كاركنان روابط عموميباشد.
4 ـ توانمندي توليد فرآوردههاي فرهنگي
يكي ديگر از ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد، توانمندي در توليد فرآوردههاي فرهنگي است. بهنحوي كه اين نوع روابط عمومي، به جاي استفاده از اطلاعات ساير بخشهاي سازمان، بطور مستقيم نيزاطلاعات را در قالبهاي مختلف همچون تفسير، خبر و غيره منتشر ميكند. بنابراين روابط عمومي كارآمداز طريق توليد فرآوردههاي فرهنگي، در كار فرهنگسازي جامعه نيز مشاركت ميكند. اين هدف با ارائه الگويهاي رفتاري خاص و ارتقاي سطح آگاهيها تحقق مييابد.
5 ـ ايفاي نقش در قالب نهاد مدني
روابط عمومي كارآمد با مطالعه مستمر افكار عمومي و دخالت دادن آن در تعيين خطمشي سازمان،نقش مؤثري را در عينيت بخشيدن به افكار عمومي (صداي مردم) بازي ميكند. از طرف ديگر به عنوانيك گوش شنوا، كار شنود را به نحو احسن انجام داده و با چشم بينايي ضعفها و نارسايي را در مييابدو با زبان گويايي، آن را به مسئولان سازمان انعكاس ميدهد. توجه به اين نكته مهم است: جانبداري از مردم با عنايت لازم به سازمان است كه در هر صورت اصلحقانيت مخاطب و احترام به افكار عمومي را اصل برتر ميداند. بدينسان روابط عمومي را بايد نهادي دانست كه در نقش پلي بين ملت و دولت عمل ميكند و باحمايت از حقانيت مردم، خود را در قالب و هيئت يك نهاد مدني متجلي ميسازد. كارشناس روابط عمومي، كارشناسي است كه مهارتهاي لازم را در زمينه روابط عمومي آموخته باشد.اين مهارتها در اصل همان مهارتها و آموزشهايي است كه فرد براي فعاليت در روابط عمومي دردانشگاه آموخته است.علاوه بر تحصيلات و آموزشهاي لازم، فردي كه در روابط عمومي استخدام ميشود بايد بتواند سهوظيفه مهم (توليد اطلاعات و انعكاس به مخاطبان)،  (تصويرسازي مثبت از سازمان) و (معرفي خدماتيا كالاهاي سازمان) را انجام دهد.
روابط عمومي داخلي
دقت در اهداف روابط عمومي، به خوبي روشن ميسازد كه توفيق اين واحد حتي در وظايف برونسازماني، موكول به موفقيت آن در بعد درون سازمان است. چرا كه اگر روابط عمومي با توفيق كاملوظايف برون سازماني خود را انجام دهد، در حالي كه در داخل سازمان، وظايف مربوط به آن معطلمانده باشد، موفقيت هاي بيروني زير سئوال مي رود و چه بسا افرادي كه در بيرون از سازمان به نظرمثبتي درباره سازمان رسيدهاند، در تعامل با اعضاي سازمان ، به خلاف عقيده خود برسند كه بي ترديد،پايداري را بر جاي خواهد گذاشت.افزون بر آن، اگر ارتباطات درون سازماني، نابسامان و رها شده باشد، چه بسا موجب نارضايتيكاركنان شده و آنان را از مسير همكاري لازم و مطلوب براي توفيق سازمان دور سازد. بنابراين، اهميت روابط داخلي يا آن بخش از وظايف روابط عمومي كه به درون سازمان مربوط مي شود،كمتر از وظايف برون سازماني روابط عمومي نبوده، وچه بسا در بعضي از مقاطع، با اهميت ترهم باشدلذا، در اين بخش ، سعي مي شود وظايف روابط عمومي داخلي ، به طور خلاصه عنوان شود.

ديدگاه ها در اين مطلب .

طراحی و اجرا توسط : امید حسینایی